1. O fundo documental encontra-se distribuído pelas estantes, por classes e referenciados através de uma etiqueta – a cota – colorida e numerada, obedecendo a um esquema de classificação internacional de documentos, a CDU, que divide as áreas do conhecimento em dez classes.
2. A tabela de cores e a tipologias das classes aplicadas nas BE´s do Agrupamento é a seguinte:
3. Todos os documentos são tratados documentalmente na BE da escola sede, independentemente de serem destinados a outras BE do Agrupamento. Todos os documentos existentes nas BE passam por várias operações intelectuais e técnicas designadas por circuito do documento, designadamente:
a) Verificação;
b) Registo (em livro ou em formato digital);
c) Carimbagem (de posse e de registo);
d) Catalogação (descrição dos dados bibliográficos, nos termos da ISBD);
e) Classificação (código numérico de acordo com tabela da CDU);
f) Cotação (etiqueta com código para melhor arrumação e localização);
g) Etiquetagem;
h) Indexação:
i) Arrumação;
j) Difusão.
4. Os procedimentos a respeitar no tratamento documental, estão previstos no Manual de Procedimentos aprovado para aplicação em todas as Bibliotecas Escolares do Concelho de Rio Maior, em parceria com a Biblioteca Municipal de Rio Maior no âmbito da Rede Concelhia.
5. Para melhor cumprimento dos objetivos das BE´s, compete ao(s) professore(s) bibliotecári(os) definir a Politica de Desenvolvimento da Coleção (PDC) das Bibliotecas Escolares do Agrupamento e submetê-la à apreciação e aprovação do Conselho Pedagógico.
6. A Politica de Desenvolvimento da Coleção (PDC) constitui um documento essencial na gestão da BE uma vez que em cada escola, para além de se equacionar o perfil, a dimensão e as necessidades da comunidade de utilizadores, permite avaliar a coleção existente e estabelecer os intervenientes e os procedimentos que vão presidir à execução dessa política.
7. No documento da PDC devem estabelecer-se os princípios, critérios e prioridades para a aquisição e desenvolvimento da coleção e nele devem ainda estar contemplados os seguintes pontos:
1. pontos fortes e fracos da coleção existente nas BE´s;
2. instrumentos para a avaliação dos resultados;
3. estruturas intervenientes na apresentação de propostas para a aquisição de recursos;
4. periodicidade da avaliação do fundo documental;
5. responsáveis pela execução da politica de desenvolvimento da coleção;
6. vigência do documento e período de revisão;
7. órgão com poder de aprovação do documento.